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Opinião Augusto Moita:"Reuniões Sim, ou Não?""Para obviar uma disfunção organizacional, existem regras que deverão ser escrupulosamente observadas pelo líder/promotor da reunião"
23-10-2020 às 11:49
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A resposta à questão em título é, claramente, o sim! Embora muitos dirigentes questionem, ainda, a utilidade das reuniões. De facto, as reuniões são uma das ferramentas de gestão, imprescindível em qualquer organização que se preze, seja ela de economia tradicional (fins lucrativos - empresas), seja de economia social (instituições de apoio social – IPSS – e agremiações recreativas, culturais ou desportivas, etç.). Assim sendo, esta crónica pretende sensibilizar os céticos.
Então; reuniões só se devem realizar quando observados os seis fatores críticos de sucesso, a saber: 1º. Assumida a pertinência e a premência dos assuntos em agenda; 2º. Encontrado o local, data, hora e condições para a sua realização; 3º. Definidos e convocados os participantes indispensáveis; 4º. Promovida a divulgação atempada da agenda da reunião 5º. Preparação do líder/promotor para a condução da reunião. 6º. Traçado o perfil (características) do líder, que irá conduzir a equipa, se e como necessário e de forma sinótica mas concisa (mental ou por escrito). E assim, estarão criadas as condições para reuniões bem-sucedidas! Contudo, a não verificação de algum dos fatores críticos de sucesso poderá provocar uma disfunção organizacional que obstaculize a dinâmica da organização, tais como: 1ª. Términus da mesma com uma sensação de vazio, de tempo perdido pelos participantes, por total ineficiência. 2ª. Transformar-se ela própria, num obstáculo às tomadas de decisão, por incompatibilidades insanáveis (inconclusas) ou, se se vier a verificar uma delegação inapropriada. 3ª. E, terão de ser impactantes, i.e., que constituam um desafio para as organizações e para o líder/promotor, e isto porque, podem facilmente, descambar em maratonas intermináveis (vulgo: “partir pedra”), sem que se alcance à posteriori um impacto sustentável na operacionalidade organizacional. Para obviar uma disfunção organizacional, existem regras que deverão ser escrupulosamente observadas pelo líder/promotor da reunião. a) Competências requeridas: é o principal fator crítico de sucesso! Um líder/promotor bem preparado para a abordagem dos assuntos é meio caminho andado para uma reunião bem-sucedida! É imperativo, também, que possua competências de organização e de condução de reuniões e, que seja proativo, entrópico, resiliente e se automotive. Idealmente, deve possuir competências comportamentais - soft skills -, tais como: criar um clima a propósito, sabendo como quebrar o gelo (à-vontade, humildade, segurança, empatia, simpatia e humor); capacidades: de escuta ativa e atenta, mesmo das “vozes” discordantes (não ostracizar. Incentivar diferentes pontos de vista) e, de tirar ilações (e.g.: linguagem não-verbal e as emoções), de analisar, argumentar e persuadir, de motivar, de gerir o tempo e os conflitos (ações de apaziguamento e de cooperação), de negociar (estratégica e taticamente até encontrar o ponto de equilíbrio) e de compatibilizar as propostas de resolução escritas e/ou verbalizadas; de identificar perfil (características), nomear e delegar responsabilidades e por último, de formular as tomadas de decisão. b) Quando, como e onde, convocar uma reunião: só deve convocar uma reunião, quando esta seja estritamente necessária e nunca porque faz parte de uma agenda para cumprir calendário. Qualquer reunião tem custos elevadíssimos, sobretudo, quando realizadas em horário laboral ou, em ambiente externo à organização e, portanto, é forçoso que seja conclusiva. Na convocatória deve indicar o local, o dia e a hora em que a mesma se realizará e assegurar que tudo estará em ordem no dia da reunião (o tipo de sala, disposição espacial dos lugares dos participantes em função, os meios tecnológicos, quadros e/ou outros dispositivos e o economato, necessários), para que tudo decorra dentro da normalidade e eficácia. c) Quem são os participantes: é primordial a convocação só de quem é absolutamente indispensável, i.e., possua as competências técnicas e comportamentais para a discussão do(s) assunto(s) em agenda. Se assim não for, pode acontecer que, uma parte significativa dos participantes na reunião, nada tenha a ver com os assuntos a tratar e, quantos mais forem os presentes, mais complexa e exaustiva se tornará a reunião e, naturalmente, inconclusiva. Se se tratar de uma reunião para informar/comunicar algo importante sobre a organização, então é desejável que todos os colaboradores estejam presentes. No entanto, competirá ao líder/promotor esse entendimento, o que lhe permitiria incrementar os índices de motivação, de espírito de grupo e do envolvimento/comprometimento, visando o alcançar dos objectivos e/ou metas empresariais/organizacionais, através da interacção, da explicitação, da argumentação e da persuasão. Contudo, pode o líder/promotor concluir que, existem outros meios de “divulgação global”, que sejam igualmente eficazes para passar a mensagem que pretende, devendo ter o especial cuidado com a forma e o conteúdo da mesma, porque tem de levar em linha de conta os seus destinatários. d) Evitar, tanto quanto possível, reuniões por videoconferência: só em situações excecionais i.e., quando seja impraticável a presença de todos os participantes convocados, por se encontrarem em locais díspares. Sabemos quão importante é, pelos indicadores que fornece ao líder/promotor, a linguagem não-verbal (gestual e corporal) e o comportamento observados, o que facilitará a selecção do líder. e) Elaborar e comunicar o plano de trabalho: concomitantemente com a convocatória, deve preparar a Ordem de Trabalhos (O.T.) organizando-a pelos tópicos em discussão, elencando-os em função do seu grau de importância e de urgência. Deve apensá-la à convocatória e partilhá-la com todos os participantes, com antecedência (não inferior a 72 horas), visando a disponibilidade e preparação dos mesmos para os assuntos em discussão (eventualmente levantar questões, discordar, esclarecer dúvidas e/ou propor resoluções). Só em caso de urgência ou reunião de brainstorming (discussão de ideias não necessariamente pré-definidas – apelo à criatividade, inovação e ao empreendedorismo) estas regras, poderão não ser cumpridas. No preâmbulo da reunião deve estimular os participantes a apresentarem as suas propostas de resolução escritas ou orais (tomar a devida nota) tendentes à melhor tomada de decisão, e colocá-las em cima da mesa, bem como, apresentar as suas, se as tiver, elevando assim os índices motivacionais que promovam o estabelecimento de uma base de trabalho participada (democrática), cuja apreciação, discussão, consensualização e validação, seja uma realidade, visando a fluidez da reunião. Com esta “filosofia”, pretende-se otimizar o tempo da reunião, eliminando à partida, o tempo perdido com assuntos irrelevantes. Deve definir um horário de início e de términus, mesmo que não se venha a cumprir, balizando assim, o tempo a despender. Se necessário, deve estabelecer um tempo máximo de intervenção por participante. f) Cuidados a observar no cumprimento dos horários: deve ter o cuidado de convocar a reunião para um horário que seja compatível com as obrigações profissionais de todos ou, da maioria dos participantes e, deve ser rígido na pontualidade. Não perca tempo nem faça os outros participantes perder, à espera de retardatários. Neste caso, nunca repita o que já foi dito ou volte ao início da reunião, siga em frente (respeito pelos presentes e ação pedagógica). g) Foco nas soluções e não nos problemas: naturalmente, as reuniões são convocadas para discussão e resolução de problemas práticos previamente diagnosticados e que requerem, tanto quanto possível, tomadas de decisão rápidas e exequíveis. É exatamente na resolução do(s) problema(s) que os participantes se devem focar. Assim, o foco deverá estar: 1º. Na análise e discussão sérias das propostas de resolução, e/ou propor alternativas. 2º. Dirimidos todos os fatores divergentes, optar por aquela proposta de resolução que tenha sido a mais consensual para a tomada de decisão. Se não for possível a consensualização democrática, competirá ao líder/promotor ter a última palavra; 3º. O líder/promotor no trabalho com o responsável nomeado ou o líder da equipa na formulação, como necessário, das bases teóricas/técnicas para a materialização da tomada de decisão deliberada (quem, quando, onde): h) Como executar, nomear e delegar responsabilidades: deve nomear um responsável pela concretização da tomada de decisão deliberada/validada ou se necessário, devido a inconclusividade, por desacordo insanável, pela dimensão ou pela complexidade da resolução, deve promover um «projeto para estudo de resolução para tomada de decisão – (assunto)», criando para o efeito, uma equipa de trabalho, delegando responsabilidades no líder indigitado em conformidade com o perfil (características) pré-definido, bem como, nos elementos que constituirão a equipa nomeada pelo seu próprio líder. Se necessário, deve estabelecer um calendário para a eventual apresentação de “relatório de necessidades” para a prossecução do “projeto de estudo” i.e., os recursos financeiros, humanos, materiais e outros. Naturalmente, deve estabelecer uma data de início e outra de conclusão e também a da apresentação dos resultados, em relatório, para validação superior e posterior prossecução. Epílogo: muito mais haveria a escrever sobre as diversas variáveis desta interessante temática, aparentemente simples. A matéria é apresentada de forma desconstruída e didática para melhor perceção do leitor, não familiarizado, mas potencialmente interessado. Que tenha utilidade! Não apresento referências bibliográficas, porque se tratou de um exercício de “repescagem” na minha memória remota (longo prazo), trazendo “à tona” todo o conhecimento teórico adquirido em simbiose com o conhecimento empírico. Se os céticos seguirem estas regras, as reuniões não constituirão uma disfunção organizacional, mas sim, uma função estratégica e essencial na vida de qualquer organização! |
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